نحوه استفاده از نرم افزار OCR بسیار آسان است: فرآیند بکارگیری یک برنامه OCR به طور کلی از سه مرحله ذیل تشکیل شده است: باز کردن (اسکن کردن) سند، شناسایی آن و سپس ذخیره کردن آن در فرمت مناسب (مانند فرمت های DOC، RTF، XLS، PDF، HTML، TXT و غیره) یا اکسپورت کردن آن به یکی از برنامه های آفیس مانند Microsoft Word، Excel و یا برنامه Acrobat شرکت Adobe.
این مراحل در برخی از نرم افزارهای OCR به صورت دستی باید انجام شود اما قوی ترین و پیشرفته ترین نسخه های نرم افزار OCR از ویژگی انجام خودکار وظایف پشتیبانی می کند که با استفاده از این ویژگی، نیازی به این که تمام مراحل فوق به صورت دستی انجام شود وجود ندارد. چرا که این مراحل تماماً به صورت کاملا اتوماتیک انجام می شود. این قابلیت به ویژه در هنگامی که شما می خواهید به شکل روتین و منظم نرم افزار خیلی زیاد کار کند ضرورت و اهمیت پیدا می کند.
با یک نرم افزار OCR قوی، سند خوانش شده درست مثل سند اصلی به نظر می رسد. یک نرم افزار پیشرفته و قدرتمند OCR به شما این امکان را می دهد تا زمان و انرژِی زیادی را در هنگام ایجاد، پردازش و دفع اسناد مختلف صرفه جویی کنید.
با استفاده از OCR، می توانید اسناد کاغذی را برای ویرایش و یا اشتراک گذاری با همکاران خود اسکن کنید. شما می توانید نقل قول از کتاب ها و مجلات را استخراج کنید و از آنها برای ایجاد دوره های آموزشی و مقالات خود بدون نیاز به تایپ مجدد استفاده کنید. می توانید ابتدا با یک دوریین دیجیتال، متن های مورد نظر خود را در خارج از منزل از آگهی ها، پوسترها و ….. عکس بگیرید و سپس از طریق یک نرم افزار OCR از تصاویر گرفته شده برای اهداف خود استفاده کنید. به همان شیوه، شما می توانید اطلاعات را از اسناد و کتاب های کاغذی نیز استخراج کنید؛ به ویژه در هنگامی که اسکنری در دسترس شما وجود ندارد یا وجود دارد اما به هر علت نمی توانید از آن استفاده کنید. علاوه بر این، می توانید از نرم افزار OCR برای ایجاد بایگانی PDF قابل جستجو هم استفاده کنید.
